Regulamin organizacyjny Kujawsko-Pomorskiego Biura Planowania Przestrzennego i Regionalnego we Włocławku
Załącznik
do uchwały Nr 59/1222/11
Zarządu Województwa
Kujawsko-Pomorskiego
z dnia 5 października 2011 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY KUJAWSKO-POMORSKIEGO BIURA
PLANOWANIA PRZESTRZENNEGO I REGIONALNEGO WE WŁOCŁAWKU
1. Postanowienia ogólne
§ 1. Kujawsko-Pomorskie Biuro Planowania Przestrzennego i Regionalnego we Włocławku, zwane dalej Biurem, jest wojewódzką samorządową jednostką organizacyjną, działającą w formie jednostki budżetowej, bezpośrednio podległą Województwu Kujawsko- Pomorskiemu, powołaną do realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. Nr 80, poz. 717 z późn. zm.), ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1590, z późn. zm.), a także przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie oraz działającą na podstawie Statutu Kujawsko-Pomorskiego Biura Planowania Przestrzennego i Regionalnego we Włocławku stanowiącego załącznik do uchwały Nr XXXII/724/09
Sejmiku Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 6 kwietnia 2009 r.
§ 2. Siedzibą Biura jest Włocławek. W Bydgoszczy i Toruniu znajdują się Oddziały Biura.
§ 3. Regulamin Organizacyjny Biura, zwany dalej Regulaminem, określa:
1) podstawowe zadania Biura;
2) zasady wykonywania funkcji kierowniczych;
3) wewnętrzną strukturę Biura;
4) zakresy działania komórek organizacyjnych;
5) zasady planowania pracy w Biurze;
6) organizację działalności kontrolnej;
7) zasady podpisywania (aprobaty) pism i decyzji.
2. Podstawowe zadania Biura
§ 4. 1. Celem działania Biura jest realizacja zadań z zakresu planowania przestrzennego i regionalnego wynikających z kompetencji Samorządu Województwa.
2. Do podstawowych zadań Biura należy:
1) przygotowywanie projektów planu zagospodarowania przestrzennego województwa i jego aktualizacji;
2) tworzenie koncepcji oraz przygotowanie instrumentów polityki regionalnej prowadzonej przez Samorząd Województwa, w tym tworzenie prognoz i scenariuszy rozwoju województwa z wykorzystaniem badań foresightowych;
3) współudział w opracowywaniu strategii rozwoju województwa oraz w jej monitorowaniu;
4) prowadzenie analiz i studiów w zakresie gospodarki przestrzennej i rozwoju regionalnego;
5) udział w pracach zespołów problemowych i w zajęciach warsztatowych prowadzonych przez departament Urzędu Marszałkowskiego nadzorujący prace Biura;
6) współpraca z uczelniami wyźszymi i instytucjami naukowo-badawczymi w zakresie problematyki zagospodarowania przestrzennego i rozwoju regionalnego;
7) współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie gospodarki przestrzennej i rozwoju lokalnego;
8) współudział w sporządzaniu i monitorowaniu wojewódzkich programów realizujących ponadlokalne cele publiczne;
9) wykonywanie innych zadań z zakresu rozwoju regionalnego i planowania przestrzennego wskazanych przez Zarząd Województwa lub Marszałka Województwa;
10) przygotowywanie wniosków i opinii do studiów uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gmin, miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego i innych dokumentów;
11) wspieranie prac planistycznych o charakterze lokalnym istotnych z punktu widzenia rozwoju województwa (konsultacje, doradztwo, opinie, itd.);
12) współudział w projektach unijnych realizowanych przez Samorząd Województwa.
3. Zasady wykonywania funkcji kierowniczych
§ 5. 1. Całokształtem działalności Biura kieruje Dyrektor przy pomocy Zastępców
Dyrektora i Głównego Księgowego oraz kierowników komórek organizacyjnych.
2. Dyrektor kieruje Biurem według zasady jednoosobowego kierownictwa i ponosi odpowiedzialność za wyniki pracy Biura. Jest przełoźonym wszystkich pracowników Biura.
3. W czasie nieobecności Dyrektora jego obowiązki pełni Zastępca Dyrektora we
Włocławku, a w przypadku jego nieobecności inny Zastępca wyznaczony przez Dyrektora.
4. Zastępcy Dyrektora i Główny Księgowy kierują określonymi grupami spraw oraz sprawują nadzór nad komórkami organizacyjnymi zgodnie z podziałem kompetencji.
§ 6. Dyrektor kieruje pracą Biura, w szczególności:
1) reprezentuje Biuro wobec innych podmiotów;
2) określa formy i metody pracy w Biurze;
3) realizuje zasady polityki kadrowej, dba o należyty dobór pracowników i podnoszenie ich kwalifikacji;
4) zapewnia skuteczną kontrolę realizacji nakreślonych zadań i przestrzeganie przepisów prawa;
5) zapewnia warunki organizacyjne dla sprawnego funkcjonowania Biura, a zwłaszcza dba o efektywność i dyscyplinę pracy oraz należyte załatwianie spraw prowadzonych przez Biuro.
§ 7. 1. Do zakresu kompetencji zastrzeżonych dla Dyrektora należą sprawy:
1) polityki kadrowej i wynagrodzeń pracowników;
2) ustalania rocznych, półrocznych i kwartalnych planów prac rzeczowych Biura;
3) przedkładania odpowiednich raportów oraz opracowań w formie tekstowej i graficznej (w formie papierowej i elektronicznej) dyrektorowi departamentu Urzędu Marszałkowskiego nadzorującego prace Biura.
2. Dyrektor nadzoruje i koordynuje działalność:
1) Zastępców Dyrektora;
2) Głównego Księgowego;
3) Radcy Prawnego;
4) Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych;
5) Zespołu Organizacyjno-Administracyjnego;
6) Administratora Bezpieczeństwa Informacji.
§ 8. Zastępca Dyrektora we Włocławku nadzoruje i koordynuje działalność:
1) Zespołu Planowania Przestrzennego;
2) Zespołu Rozwoju Regionalnego;
3) Zespołu Analiz i Studiów;
4) Zespołu Informatyczno-Wydawniczego.
§ 9. Zastępca Dyrektora w Bydgoszczy, pełniący jednocześnie funkcję Kierownika Oddziału w Bydgoszczy, nadzoruje i koordynuje działalność Oddziału Biura w Bydgoszczy, w którym działają:
1) Zespół Planowania Przestrzennego w Bydgoszczy;
2) Zespół Rozwoju Regionalnego w Bydgoszczy;
3) samodzielne stanowiska administracyjno-gospodarcze w Bydgoszczy.
§ 10. Zastępca Dyrektora w Toruniu, pełniący jednocześnie funkcję Kierownika Oddziału w Toruniu, nadzoruje i koordynuje działalność Oddziału Biura w Toruniu, w którym działają:
1) Zespół Planowania Przestrzennego w Toruniu;
2) Zespół Rozwoju Regionalnego w Toruniu;
3) samodzielne stanowiska administracyjno-gospodarcze w Toruniu.
§ 11. Główny Księgowy odpowiada za całokształt zagadnień finansowych Biura, nadzoruje i koordynuje działalność Zespołu Finansowo-Księgowego.
§ 12. Dla wykonywania zadań Biura tworzy się następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy, które przy znakowaniu spraw używają symboli:
1) Dyrektor - DN;
2) Zastępca Dyrektora - ZD;
3) Zastępca Dyrektora-Kierownik Oddziału w Bydgoszczy - ZDOB;
4) Zastępca Dyrektora-Kierownik Oddziału w Toruniu - ZDOT;
5) Główny Księgowy - GK;
6) Radca Prawny - RP;
7) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - POIN;
8) Administrator Bezpieczeństwa Informacji - ABI;
9) Zespół Planowania Przestrzennego - ZPP;
10) Zespół Rozwoju Regionalnego - ZRR;
11) Zespół Analiz i Studiów - ZAS;
12) Zespół Informatyczno-Wydawniczy - ZIW;
13) Zespół Finansowo-Księgowy - ZFK;
14) Zespół Organizacyjno-Administracyjny - ZOA;
15) Zespół Planowania Przestrzennego w Bydgoszczy - ZPPB;
16) Zespół Rozwoju Regionalnego w Bydgoszczy - ZRRB;
17) samodzielne stanowiska administracyjno-gospodarcze w Bydgoszczy -SSAGB;
18) Zespół Planowania Przestrzennego w Toruniu - ZPPT;
19) Zespół Rozwoju Regionalnego w Toruniu - ZRRT;
20) samodzielne stanowiska administracyjno-gospodarcze w Toruniu -SSAGT.
4. Zasady działania komórek organizacyjnych
§ 13. Komórki organizacyjne i pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska pracy podejmują działania i prowadzą sprawy związane z realizacją zadań i kompetencji, a zwłaszcza dotyczące:
1) inicjowania i podejmowania przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań spoczywających na Biurze;
2) organizowania wykonania zadań określonych w aktach prawnych organów władzy i administracji rządowej oraz samorządowej, a także zarządzeniach Dyrektora;
3) współdziałania między sobą w realizacji zadań;
4) przygotowania dla potrzeb Dyrektora projektów i planów pracy, sprawozdań oraz analiz i bieżących informacji o realizacji powierzonych im zadań;
5) organizowania i podejmowania niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej.
§ 14. 1. Dyrektor Biura, w oparciu o niniejszy Regulamin, ustala szczegółowe zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla pracowników.
2. Pracownicy Biura wykonują obowiązki w sposób zapewniający sprawną
i prawidłową realizację zadań Biura.
3. Do obowiązków pracowników Biura należy w szczególności:
1) prawidłowe wykonywanie zadań należących do zajmowanego stanowiska;
2) gruntowna znajomość obowiązujących przepisów w dziedzinie ustalonego dla nich zakresu działania;
3) sumienne wypełnianie poleceń służbowych przełożonych;
4) działanie wnikliwe, szybkie i bezstronne;
5) przejawianie szczególnej troski o ochronę mienia samorządowego;
6) przestrzeganie zasad współżycia społecznego;
7) przestrzeganie dyscypliny pracy;
8) przestrzeganie tajemnicy służbowej;
9) pogłębianie wiedzy i podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
§ 15. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za rzetelne wykonywanie obowiązków przez podległych im pracowników.
2. Do obowiązków kierowników komórek organizacyjnych należy w szczególności:
1) kierowanie działalnością komórek organizacyjnych zgodnie z wytycznymi Dyrektora i zadaniami wynikającymi z niniejszego Regulaminu;
2) przygotowanie planów pracy, zapewnienie ich realizacji oraz sporządzanie sprawozdań;
3) prawidłowe organizowanie pracy Zespołu, samodzielnego stanowiska pracy i podziału pracy między stanowiska pracy;
4) nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań i załatwianiem spraw przez podległych pracowników;
5) organizowanie i nadzorowanie wykonywania przepisów prawa oraz zadań i obowiązków nałożonych przez Dyrektora, jak również organy nadrzędne;
6) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny pracy oraz przepisów o zabezpieczeniu tajemnicy służbowej;
7) organizowanie okresowych narad podległych pracowników na temat zadań i sposobu ich wykonania;
8) informowanie Dyrektora i jego Zastępców o stanie wykonania zadań oraz o potrzebach związanych z funkcjonowaniem komórki organizacyjnej;
9) załatwianie spraw osobowych pracowników nie zastrzeżonych do kompetencji Dyrektora.
§ 16. Do podstawowych zadań merytorycznych Zespołów Planowania Przestrzennego należą:
1) aktualizacja planu zagospodarowania przestrzennego województwa lub jego części;
2) prowadzenie studiów i analiz przestrzennych;
3) monitorowanie stanu zagospodarowania przestrzennego województwa i opracowywanie cyklicznych raportów w tym zakresie;
4) opiniowanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, studiów uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gmin oraz decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego i innych dokumentów;
5) sporządzanie informacji do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, studiów uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gmin, wynikających z planu województwa i koncepcji zagospodarowania przestrzennego kraju;
6) opracowywanie planów lub studiów dla obszarów funkcjonalnych i problemowych;
7) współpraca z instytucjami i organizacjami zajmującymi się problematyką gospodarki przestrzennej;
8) wykonywanie opracowań z zakresu planowania miejscowego związanych z realizacją
polityki przestrzennej Samorządu Województwa;
9) współpraca z samorządami terytorialnymi różnych szczebli na terenie województwa i kraju dotycząca wymiany doświadczeń w zakresie zagospodarowania przestrzennego;
10) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§ 17. Do podstawowych zadań merytorycznych Zespołów Rozwoju Regionalnego należą:
1) udział w opracowywaniu strategii rozwoju województwa;
2) udział w opracowywaniu strategii i programów operacyjnych;
3) współpraca w kreowaniu i wdrażaniu elementów polityki regionalnej poprzez uczestnictwo:
a) w procesie zarządzania rozwojem,
b) we wdrażaniu polityki spójności obszaru województwa;
4) współpraca nad wyznaczeniem obszarów problemowych (np. obszary wsparcia)
w województwie;
5) współpraca z instytucjami i organizacjami zajmującymi się problematyką rozwoju regionalnego;
6) udział w realizacji projektów w ramach programów unijnych;
7) współpraca z samorządami terytorialnymi różnych szczebli na terenie województwa i kraju dotycząca wymiany doświadczeń w zakresie rozwoju regionalnego;
8) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§ 18. Do podstawowych zadań merytorycznych Zespołu Analiz i Studiów należy:
1) tworzenie i prowadzenie bazy danych dotyczących problematyki społeczno-gospodarczej województwa;
2) prowadzenie analiz procesów rozwoju społeczno-gospodarczego województwa;
3) udział w opracowaniach z zakresu programowania i monitorowania procesów społecznych;
4) udział w analizach społeczno-gospodarczych na poziomie lokalnym;
5) udział w procesach tworzenia potencjału innowacyjnego (np. analizy foresight);
6) udział w monitorowaniu i ocenie wdrażania programów na poziomie regionalnym;
7) współpraca z instytucjami i placówkami naukowo-badawczymi zajmującymi się
analizami społeczno-gospodarczymi;
8) współpraca z instytucjami i podmiotami zajmującymi się problematyką społeczno- gospodarczą;
9) współpraca z samorządami terytorialnymi różnych szczebli na terenie województwa i kraju dotycząca wymiany doświadczeń w zakresie analiz społeczno-gospodarczych;
10) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§ 19. Do podstawowych zadań Zespołu Informatyczno-Wydawniczego należy:
1) stałe monitorowanie sprawności sprzętu i sieci komputerowej;
2) dbanie o bezpieczeństwo sieci komputerowej i przetwarzania danych;
3) wdrażanie nowych programów niezbędnych do pracy w Biurze;
4) dbanie o jednolity standard sporządzanych przez Biuro opracowań tekstowych i graficznych;
5) udział w tworzeniu Kujawsko-Pomorskiego Systemu Informacji Przestrzennej;
6) prowadzenie banku danych o opracowaniach sporządzonych przez Biuro;
7) prowadzenie baz danych o przestrzeni województwa;
8) prowadzenie strony internetowej;
9) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§ 20. Do podstawowych zadań Zespołu Finansowo-Księgowego należą sprawy związane z gospodarką budżetową i finansową Biura, zapewnieniem dyscypliny finansowej, a w szczególności:
1) opracowywanie preliminarzy dochodów i wydatków budżetowych;
2) prowadzenie ksiąg rachunkowych – analitycznych i syntetycznych zgodnie z obowiązującymi zasadami;
3) prowadzenie gospodarki finansowej Biura;
4) prowadzenie obsługi kasowej pracowników Biura z tytułu wynagrodzeń, świadczeń
socjalnych, ubezpieczeń społecznych;
5) prowadzenie ewidencji dot. wypłat wynagrodzeń oraz świadczeń ZUS zgodnie z obowiązującymi przepisami;
6) sporządzanie sprawozdań finansowych;
7) sporządzanie rocznego bilansu jednostki;
8) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z gospodarką finansową.
§ 21. 1. Do podstawowych zadań Radcy Prawnego należy udzielanie pomocy prawnej, tj. porad i konsultacji prawnych, sporządzanie opinii prawnych, opiniowanie projektów aktów prawnych oraz występowanie przed sądami i urzędami.
2. Pomoc prawna udzielana jest dyrektorom, kierownikom zespołów oraz pracownikom.
§ 22. Do podstawowych zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych należy:
1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej;
2) zapewnienie ochrony systemów i sieci telefonicznych, w których są wytwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne;
3) kontrola informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji;
4) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
5) opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji;
6) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
§ 23. Do podstawowych zadań Administratora Bezpieczeństwa Informacji należy:
1) nadzór nad przetwarzaniem danych;
2) udostępnianie danych osobowych osobom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymywania na mocy prawa;
3) udzielanie informacji zgodnie z obowiązującym prawem na złożony wniosek osób, których dane dotyczą;
4) stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych;
5) prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
§ 24. Do podstawowych zadań Zespołu Organizacyjno-Administracyjnego należy:
1) prowadzenie spraw:
a) kadrowych i pracowniczych, b) organizacyjnych,
c) zamówień publicznych, d) skarg i wniosków,
e) zadań obronnych i obrony cywilnej;
2) gospodarka lokalami biurowymi i pomocniczymi Biura;
3) prowadzenie remontów i konserwacji budynków Biura;
4) gospodarka środkami rzeczowymi: drukami, formularzami, zaopatrzeniem materiałowo- technicznym, zakup inwentarza ruchomego, materiałów i pomocy biurowych oraz konserwacja inwentarza biurowego;
5) wdrażanie postępu technicznego w zakresie mechanizacji prac biurowych;
6) prowadzenie kancelarii ogólnej, sekretariatów dyrektorów i archiwum Biura, łączności telefonicznej, przyjmowanie i wysyłanie korespondencji;
7) gospodarka odzieżą ochronną;
8) utrzymanie czystości pomieszczeń biurowych;
9) prowadzenie ewidencji pieczęci Biura;
10) przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego;
11) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej;
12) gospodarka taborem samochodowym;
13) zabezpieczenie mienia Biura i organizacja ochrony budynków.
§ 25. Do podstawowych zadań samodzielnych stanowisk administracyjno- gospodarczych należą sprawy związane z prawidłowym funkcjonowaniem obiektów i otoczenia Biura, komunikacji telefonicznej i samochodowej oraz bieżącą obsługą administracyjno-gospodarczą w siedzibach Oddziałów.
§ 26. Schemat organizacyjny Biura określa załącznik do Regulaminu.
5. Zasady planowania pracy w Biurze
§ 27. 1. Działalność Biura oparta jest na rocznych, półrocznych i kwartalnych planach pracy Biura oraz komórek organizacyjnych.
2. Wszystkie plany pracy powinny obejmować problemowe i inne wiodące zadania oraz uwzględniać realizację zadań wynikających z aktów prawnych organów władzy i administracji rządowej oraz samorządowej, a także z innych aktów, harmonogramów i programów.
3. Efekty pracy Biura są przedstawiane w odpowiednich raportach (rocznych, półrocznych i kwartalnych), wraz z załączonymi opracowaniami, dyrektorowi departamentu Urzędu Marszałkowskiego nadzorującego prace Biura.
4. Kierownicy komórek organizacyjnych zapewniają terminową i prawidłową
realizację zadań objętych planami pracy Biura.
5. Plany pracy Biura wymagają uzgodnienia z dyrektorem departamentu Urzędu Marszałkowskiego nadzorującego prace Biura.
6. Organizacja działalności kontroli
§ 28. 1. System kontroli obejmuje kontrolę wewnętrzną (wstępną).
2. Kontrolę wewnętrzną w Biurze sprawują kierownicy komórek organizacyjnych w zakresie ich właściwości rzeczowej.
7. Zasady podpisywania (aprobaty) pism i decyzji
§ 29. 1. Dyrektor podpisuje:
1) zarządzenia wewnętrzne;
2) wystąpienia kierowane do organów władzy i administracji publicznej;
3) materiały przedstawione pod obrady organów samorządowych;
4) wytyczne związane z nadawaniem kierunków działalności Kierowników Oddziałów i Zespołów oraz koordynowaniem ich prac;
5) odpowiedzi na zalecenia pokontrolne organów;
6) roczne, półroczne i kwartalne plany pracy Biura;
7) decyzje podejmowane z upoważnienia Marszałka Województwa;
8) umowy;
9) pisma dotyczące spraw osobowych i pracowników;
10) pisma zastrzeżone do podpisu Dyrektora odrębnymi decyzjami lub mające, ze względu na swój charakter, specjalne znaczenie.
2. W okresie nieobecności Dyrektora dokumenty określone w ust. 1 podpisuje
Zastępca Dyrektora Biura we Włocławku.
3. Dokumenty przewidziane do podpisu Dyrektora powinny być uprzednio parafowane przez kierownika komórki organizacyjnej.
4. W dokumentach przedstawionych do podpisu Dyrektorowi, a w szczególności projektach zarządzeń wewnętrznych, sprawozdaniach, analizach i innych materiałach o zasadniczym znaczeniu, powinna być umieszczona adnotacja wymieniająca:
1) nazwisko(a) i stanowisko(a) pracownika(ów), który(rzy) materiał opracował(li);
2) nazwisko kierownika komórki organizacyjnej, który materiał aprobował oraz Zastępcę
Dyrektora, który materiał akceptował.
5. Pisma niezastrzeżone do podpisu Dyrektora podpisują kierownicy komórek organizacyjnych.
6. Pracownik przygotowujący projekt załatwienia sprawy w formie pisma oraz pracownik wstępnie akceptujący ten projekt parafuje go swoim podpisem lub ustalonym skrótem umieszczonym z lewej strony u dołu tekstu.
8. Postanowienia końcowe
§ 30. 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych Biura są odpowiedzialni za egzekwowanie przestrzegania przez pracowników postanowień Regulaminu.
2. Zmiana postanowień Regulaminu może nastąpić w trybie właściwym do jego ustalenia.
